Cómo crear un informe de monitorización de medios (con plantilla y prompt)

Un informe de monitorización de medios recoge lo que se dice sobre una marca, una empresa o cualquier otro tema. Las agencias y los departamentos de comunicación lo usan para detectar problemas pronto, mantener informadas a las partes interesadas y demostrar el valor continuo de su trabajo. En esta guía verás cómo estructurar un informe de monitorización y qué métricas incluir. Además, te damos una plantilla gratuita y un prompt para que un modelo de lenguaje (LLM) lo genere automáticamente.

Qué es un informe de monitorización de medios

Es un documento que recoge lo que se dice sobre algo o alguien: una marca, una empresa o cualquier otro tema. Los equipos de comunicación, tanto de agencias como de empresas, lo usan para:

• Detectar problemas y oportunidades para actuar antes de que sea tarde.
• Mantener informadas a las partes interesadas sobre las menciones de la marca, las tendencias y el contexto general.
• Seguir la evolución del sentimiento a lo largo del tiempo.
• Demostrar el valor de la comunicación a lo largo del tiempo, más allá de campañas concretas.

Informe de monitorización frente a informe de cobertura

Para entender en qué se diferencian, lo primero es saber que tienen un propósito distinto. El informe de monitorización ofrece una visión general de todo lo que se ha escrito y dicho en los medios. El informe de cobertura, en cambio, destaca la cobertura más importante y el impacto que ha tenido a la hora de alcanzar un objetivo medible.

Muchos equipos de comunicación preparan los dos. El informe de monitorización ofrece una visión general continua, mientras que el informe de cobertura muestra lo más destacado y los resultados de la campaña.

Cómo estructurar un informe de monitorización de medios

Todas las herramientas de monitorización ofrecen informes con una buena visión general. Pero puede que uses varias herramientas y necesites combinar sus informes en un único documento para compartirlo con los directivos. Te explicamos cómo hacerlo.

1. Cuadro de mando

Empieza con las cifras clave, para verlas de un vistazo:

• Total de menciones en el periodo del informe.
• Dónde se produjeron esas menciones, tanto por zona geográfica como por plataforma.
• Desglose del sentimiento: positivo, neutro y negativo.
• Principales medios en los que apareció el tema.
• Share of voice frente a la competencia (si lo mides).

No pases de dos páginas. Los directivos tienen poco tiempo y, a menudo, solo leen esta sección.

2. Evolución del volumen de menciones

Incluye un gráfico con el volumen de menciones a lo largo del periodo del informe. Así se ven los patrones: picos tras las notas de prensa, bajadas en periodos tranquilos o repuntes inesperados que merece la pena investigar.

Si sigues también a la competencia, superpón su volumen de menciones para mostrar vuestro share of voice relativo.

3. Plataformas y geografía

Una plataforma como Instagram puede ser muy importante o no serlo en absoluto. Depende de la marca. Lo mismo pasa con la geografía. Si hay muchas menciones en una zona donde la empresa no vende, tienes una oportunidad de oro.

El objetivo de esta sección es ofrecer una visión general de dónde se ha mencionado el tema que estás siguiendo, para que los lectores entiendan fácilmente el impacto y las oportunidades.

4. Análisis de sentimiento

Desglosa las menciones por sentimiento y señala cualquier cambio significativo. Un aumento repentino del sentimiento negativo puede requerir atención inmediata, mientras que una tendencia positiva indica que conviene apostar más por algunas iniciativas.

Explica con claridad cómo clasificas el sentimiento. Las herramientas automáticas son la única forma de analizar el sentimiento de miles de menciones, pero añade una nota cuando hayas revisado a mano los artículos y las publicaciones clave.

5. Menciones más destacadas

Selecciona las menciones más importantes del periodo:

• Impactos en medios de referencia: grandes medios, influencers y apariciones en radio y televisión.
• Cobertura negativa que requiera atención.
• Menciones de la competencia que aporten información útil sobre el mercado.

Para cada una, anota el nombre del medio, la fecha, el titular y una nota breve sobre por qué es importante. Si quieres saber paso a paso cómo recoger y documentar cada mención, consulta nuestra guía sobre el clipping de prensa.

6. Tendencias y recomendaciones

Termina con un análisis que demuestre que aportas valor y no te limitas a compartir datos:

• ¿Hay temas emergentes que representen una oportunidad?
• ¿Hay algún riesgo que vigilar en el próximo periodo?
• ¿Qué acciones recomiendas a partir de los resultados?

Así tu informe no se queda en un volcado de datos: se convierte en una aportación estratégica.

Plantilla de informe de monitorización de medios

Para ponértelo más fácil, hemos creado una plantilla de informe de monitorización que puedes usar gratis. Descárgala aquí.

La plantilla tiene dos usos. Puedes usarla como lista de comprobación para asegurarte de que el informe que genera tu herramienta de monitorización incluye toda la información. Y, si utilizas varias herramientas, te sirve para combinar sus datos en un único informe.

Cómo usar la plantilla con un LLM

La mejor forma de unificar datos de varias fuentes es usar el LLM que prefieras. Sube tus exportaciones de monitorización y la plantilla, y usa el siguiente prompt para generar automáticamente un informe completo y estructurado.

Eres analista de relaciones públicas. Tu tarea consiste en crear un informe de monitorización de medios analizando los archivos de datos de monitorización y siguiendo la plantilla de informe adjunta.

Recibirás:
1. Exportaciones de datos de monitorización procedentes de varias herramientas de monitorización (CSV, Excel, capturas de pantalla, exportaciones de texto, PDF, etc.)
2. Una plantilla de informe de monitorización de medios que define la estructura del informe

Tu objetivo es elaborar un informe claro y bien estructurado, listo para compartir con [cliente / equipo directivo].

NORMAS DE GENERACIÓN DE CONTENIDO

1. COMBINA LOS DATOS DE MONITORIZACIÓN

Analiza todos los datos de monitorización subidos y elabora un informe unificado.
- Elimina las menciones duplicadas que aparezcan en varias herramientas de monitorización
- Normaliza las métricas si cada herramienta las llama de una forma distinta
- Extrae las métricas clave: total de menciones, distribución del sentimiento, medios más destacados, distribución geográfica, distribución por plataformas, share of voice (si hay datos de la competencia), picos o tendencias notables

No inventes datos que no existan en los archivos subidos.

2. SIGUE LA ESTRUCTURA DEL INFORME DE MONITORIZACIÓN DE MEDIOS

Genera las secciones en este orden:

Cuadro de mando: resumen ejecutivo conciso que incluya el total de menciones, el desglose por sentimiento, los medios más destacados, la distribución por plataformas, la distribución geográfica y el share of voice frente a la competencia (si está disponible).

Evolución del volumen de menciones: patrones en el volumen de cobertura mediática. Destaca los picos y vincúlalos a eventos (notas de prensa, campañas, anuncios) siempre que sea posible. Compáralos con los de la competencia si hay datos disponibles.

Plataformas y geografía: dónde apareció la cobertura. Incluye el desglose por plataformas (noticias, blogs, redes sociales, radio y televisión, etc.), la distribución geográfica y observaciones sobre mercados o plataformas inesperados.

Análisis de sentimiento: porcentaje de menciones positivas, neutras y negativas. Explica el método de clasificación del sentimiento (automático o manual). Identifica cambios de sentimiento o riesgos.

Menciones más destacadas: las menciones más importantes. Para cada una, incluye: medio, fecha, titular, enlace y una breve explicación de por qué es relevante. Da prioridad a los medios de referencia, las menciones de influencers, la cobertura en radio y televisión, la cobertura negativa o controvertida y los datos sobre la competencia.

Tendencias y recomendaciones: perspectiva estratégica que abarque narrativas emergentes, riesgos a vigilar, oportunidades de relaciones públicas y próximas acciones recomendadas. Esta sección debe aportar análisis, no limitarse a informar.

Dónde conseguir los datos

Para elaborar un informe de monitorización de medios, lo primero es contar con las fuentes adecuadas. Estas son las opciones más habituales.

Herramientas gratuitas

Google Alerts es básico, pero útil para seguir las menciones de tu marca en la web y en las noticias. El buscador de cada red social te permite encontrar menciones de tu marca directamente en esa plataforma.

Herramientas de pago

Las plataformas especializadas rastrean las menciones en medios online y redes sociales, y algunas también en prensa escrita, radio y televisión (en España, por ejemplo, MyNews, Acceso o Meltwater). En nuestra comparativa de las mejores herramientas de monitorización de medios encontrarás análisis detallados.

Combina fuentes con ReachReport

Importa a ReachReport las menciones de Google Alerts, de tus herramientas de monitorización y las que encuentres a mano, y crea un informe de monitorización unificado con las métricas incluidas automáticamente.

Consejos para mejorar tus informes de monitorización de medios

• Sé coherente. Usa el mismo formato y las mismas métricas en cada periodo para que las partes interesadas puedan seguir la evolución.
• Céntrate en las conclusiones, no en el volumen.
• Fija valores de referencia. Tras unos cuantos periodos, establece una referencia para el volumen de menciones, el sentimiento y el share of voice.
• Automatiza siempre que puedas. Usa herramientas para recopilar los datos y automatizar los informes, y dedica tu tiempo al análisis y a las recomendaciones.
• Incluye los próximos pasos. Cada informe debería terminar con al menos una recomendación práctica.

Cómo convertir un informe de monitorización de medios en un informe de cobertura

Como ya sabes, el informe de monitorización alimenta el informe de cobertura. Tus herramientas de monitorización lo recogen todo; «lo único» que tienes que hacer es seleccionar los artículos y las publicaciones más importantes para el informe de cobertura.

La forma más sencilla de hacerlo es con ReachReport. Importa todas tus menciones de Google Alerts, de plataformas de pago y de tus búsquedas manuales en un solo lugar. Los filtros y los datos que añade ReachReport, como las vistas estimadas, te ayudan a identificar las menciones clave, y las añades al informe con un solo clic. Empieza tu prueba gratuita y compruébalo tú mismo.